Linh tinh về thư thương mại

Tôi nhận được một email mời họp. Dòng đầu ghi: "Dear ACE...". Ấn tượng đầu tiên của tôi là: "Một cái mail thiếu chuyên nghiệp".

Có nhiều người, tuy đã đi làm rất nhiều năm, đang giữ một số chức vụ khả dĩ, nhưng không nhận thức được rằng, một bức thư thương mại khác rất nhiều với một bức thư cá nhân.

Một khác biệt nho nhỏ có thể kể đến là, trong một bức thư gửi bạn bè, người ta có thể viết tắt, chèn những ký hiệu cảm xúc, viết hoa, viết đậm, tô màu chữ xanh vàng đỏ tím hoa cà... tùy ý. Nhưng với một bức thư thương mại, bất kể gửi cho ai, người gửi không thể tùy tiện như thế. Cần để ý và cẩn trọng với cách trình bày, màu sắc, ngôn từ...

Tôi biết một chuyện, một anh nhân viên (tạm gọi là A), trong một buổi họp, đã rất bức xúc và than phiền với ban giám đốc công ty về việc một cô đồng nghiệp (tạm gọi cô B) đã hành xử thiếu tôn trọng và xúc phạm anh, anh đề nghị cô phải công khai xin lỗi. Cô B ngớ người, phân bua, cô chưa bao giờ lớn tiếng với anh như những gì anh nói, có sự làm chứng của các đồng nghiệp ngồi xung quanh, những khi cô trao đổi cùng anh.

Anh A nói, trong một email trao đổi về công việc, khi anh hỏi ý kiến về một vấn đề, cô B đã trả lời email của anh bằng chữ hoa, in đậm và tô màu đỏ. Anh nói, “như thể cô ấy xem tôi là thằng ngu, hét vào mặt tôi bằng giọng rất tức giận”.

Cô B xin lỗi và giải thích, ý cô không hề như vậy, cô chỉ muốn làm nổi bật câu trả lời cho dễ đọc và theo dõi!

Một chuyện khác, một người tôi biết đã mất hợp đồng, và không chắc giành lại được khách hàng, khi trong vài email liên hệ công việc, bạn không nhắc tên người quyết định hợp đồng (hoặc để tên người ấy nằm sau tên những người khác) trong lời chào đầu thư và bạn để tên người quyết định ấy trong mục cc. (là nhóm người được gửi cho với  mục đích thông báo cho biết, không cần có ý kiến).

Gửi mail thương mại, dễ nhưng không dễ. Chính vì vậy mà người ta đã viết cả chục quyển sách hướng dẫn cách viết mail hiệu quả và tất cả đều thành best-seller!

25.06.2013